El problema del SaaS acumulado

Es habitual que una pyme de tamaño medio pague cada mes por: un CRM, un gestor de proyectos, una herramienta de firma digital, una plataforma de reservas, un software de facturación, una herramienta de email marketing y un par más. La suma puede llegar fácilmente a 500-1.500€/mes.

Cada herramienta hace bien una cosa, pero no hablan entre sí. El equipo tiene que exportar datos de una para importar en otra, las automatizaciones son parcheadas y siempre hay algún proceso que cae entre las grietas de dos herramientas.

Cuándo tiene sentido un SaaS propio

No te voy a decir que construir tu propio software siempre es la solución. No lo es. Pero hay situaciones donde claramente tiene sentido:

Cuando tienes un proceso muy específico de tu sector que ninguna herramienta genérica resuelve bien. Los estudios de arquitectura, las clínicas especializadas, las empresas de logística de nicho o las gestorías con flujos propios son buenos ejemplos.

Cuando el coste mensual en SaaS supera los 500-800€ y buena parte de ese gasto va a herramientas que el equipo usa a medias o que no se integran bien entre sí.

Cuando tienes datos propietarios que dan ventaja competitiva y no quieres que estén en los servidores de cinco proveedores distintos.

Cuando quieres ofrecer a tus clientes una experiencia propia. Cada vez más empresas de servicios ofrecen a sus clientes un portal propio donde pueden ver el estado de sus pedidos, descargar documentos, hacer seguimiento de proyectos o comunicarse con el equipo. Eso fideliza más que cualquier newsletter.

Qué puede incluir un SaaS a medida

El alcance depende del negocio, pero los módulos más comunes que desarrollo son:

  • Portal de clientes: el cliente accede con su cuenta y ve solo lo suyo — pedidos, facturas, estado de proyectos, documentos
  • Gestión interna unificada: en lugar de cinco herramientas, una aplicación que centraliza proyectos, clientes, tareas y comunicación
  • Automatización integrada: los flujos de trabajo se construyen dentro de la aplicación, sin depender de integraciones externas frágiles
  • Generación de documentos: presupuestos, contratos y facturas generados automáticamente en PDF desde los datos del sistema
  • Facturación y pagos: integración con Stripe o pasarela bancaria para cobrar online desde la propia aplicación

Cuánto cuesta y cuánto tarda

Un SaaS a medida no es un proyecto de un mes ni un gasto de 500€. Es una inversión real. Para ser transparente:

  • Un MVP funcional (las funciones core que necesitas para empezar) suele estar entre 8.000 y 20.000€
  • El tiempo de desarrollo de un MVP es de 2 a 4 meses
  • Los costes de mantenimiento y hosting son mínimos comparados con las cuotas que reemplaza

La clave está en empezar pequeño: un MVP que resuelva el problema principal, validarlo con el equipo y crecer desde ahí.

El proceso que sigo

  1. Sesión de discovery: entiendo cómo trabaja tu equipo, qué herramientas usas y dónde están los puntos de dolor
  2. Propuesta técnica y funcional: qué construimos, en qué orden y por qué
  3. Desarrollo iterativo: entregas cada 2-3 semanas para que puedas usar y dar feedback antes de que esté todo
  4. Formación y traspaso: el equipo sabe usar la herramienta y tienes el código

¿Tienes la sensación de que tu empresa paga demasiado en herramientas que no encajan bien entre sí? Hablemos y vemos si un desarrollo a medida tiene sentido para tu caso.